Por Paulo César Beck *

O tempo está correndo e você ficou mais tranquilo ao saber que o sistema de Folha de Pagamento utilizado pela sua empresa estará pronto para o eSocial dentro do prazo exigido. Mas e os dados? Estarão eles alimentados no sistema até a data limite do envio das informações iniciais? E depois, sua empresa conseguirá processar e enviar os dados dos eventos trabalhistas no mesmo dia que ocorrerem?

Estes arquivos compreendem um total de 1.675 campos a serem preenchidos:

1. Apesar da 1ª etapa ser feita uma única vez, é preciso que os dados estejam corretos e atualizados na carga inicial para garantir a integridade dos arquivos enviados nas demais etapas. Do contrário, os envios posteriores ficarão comprometidos, os arquivos serão rejeitados por inconsistência e a empresa estará sujeita a autuações.

    

2. Seu fornecedor provavelmente estará criando campos novos no sistema de Folha de Pagamento, e estes campos novos precisarão ser preenchidos manualmente. Além disso, há grande probabilidade dos novos campos estarem espalhados em diversas transações no sistema.

    

3. A maior parte do esforço (38%) estará concentrada na 2ª etapa (eventos trabalhistas). Os eventos destas deverão ser processados e enviados no mesmo dia que ocorrerem.

A AGENS está desenvolvendo uma série de Formulários Eletrônicos, baseados nos layouts do eSocial, e que contemplam as regras e consistências descritas no manual.

O objetivo é tornar mais simples e acelerar a atualização das bases de dados dos sistemas de Folha de Pagamento e RH com as novas informações relativas ao eSocial, permitindo que todas os dados sejam alimentados em um único formulário, que busca as informações existentes e solicita as informações necessárias ainda não preenchidas. Os formulários podem ser preenchidos de forma progressiva. Relatórios acusam as ausências de dados e o envio das informações para o seu sistema pode ocorrer em diversos momentos, através de “updates”.

Os formulários eletrônicos para o eSocial foram desenvolvidos à partir da análise do Manual de Orientação, com o objetivo de cobrir todas as informações necessárias para cada layout de arquivo. Sessões dos arquivos tornaram-se títulos de campos ou abas, as informações tornaram-se campos de formulários.

Regras de Validação são aplicadas durante o preenchimento e no momento que o usuário salva o formulário.

Após preenchidas, validadas e aprovadas, as informações dos formulários são utilizadas para atualizar as bases de dados dos sistemas de Folha de Pagamento e RH ^(*) da empresa, que serão os responsáveis por enviar os arquivos do eSocial.

^(*) Verifique através do nosso contato a compatibilidade do seu sistema com os recursos de integração de dados disponíveis, verifique também os requisitos técnicos para instalação dos formulários eletrônicos.

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* Sobre o autor: Paulo César Beck atua há dez anos como consultor para desenvolvimento de processos de recursos humanos e é diretor da Agens, provedora de soluções de automação de processos (BPM). O e-mail de contato é paulo.beck@agens.com.br

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Paulo César Beck*

Em diversas oportunidades nas quais conversei com gestores e colaboradores das áreas de pessoal de várias empresas, percebi uma opinião equivocada da maioria delas sobre o eSocial: entendem que está sendo criada mais uma obrigação de envio de informações sobre a folha de pagamento para o Governo Federal, e após atualizar o sistema existente estará tudo resolvido. Este equívoco poderá custar caro para aquelas empresas que somente se acordarem para as obrigações do eSocial depois que as multas começarem as ser distribuídas.

Curiosamente, não percebemos este senso de urgência emanando do maior interessado pelas informações (e das eventuais autuações, é claro). O Governo Federal mantém o site do eSocial (www.esocial.gov.br) fundamentalmente como um portal para o empregador doméstico. Lá constam decretos, prazos para implantação, leiautes, mas tudo aparenta ser nada mais que uma “inofensiva” fonte de informações.

O fato é que a atualização de sistemas para o envio mensal de informações da folha de pagamento é apenas a ponta visível do iceberg. O maior impacto das novas exigências do eSocial será sobre a cultura e os processos das organizações. E quando digo maior, é literalmente a parte maior do iceberg, a que fica abaixo da linha d’água.

O envio da folha mensal é uma tarefa que, mesmo sendo “pesada” do ponto de vista de processamento, facilmente será resolvida pelos sistemas daqueles fornecedores que atenderem os requisitos do eSocial. Já o controle dos eventos ocasionais previstos na normativa demandarão muito mais adaptação (leia-se muito mais suor, energia) das organizações, pois os sistemas de folha somente poderão auxiliar no armazenamento da informação e na etapa final de envio.

Caso você ainda não tenha entendido o tamanho do problema, seja porque acredita que a responsabilidade é exclusiva do seu fornecedor de sistemas, seja porque leu o Manual de Orientação do eSocial e não captou o que está escrito nas “entrelinhas”, então atente para o seguinte:

• Todos os arquivos de eventos, ao serem transmitidos, passarão por validação e somente serão aceitos se estiverem consistentes com o RET. (página 3 do Manual de Orientação do eSocial)
• Eventos Trabalhistas: os arquivos relativos a eventos trabalhistas deverão ser gerados e transmitidos na medida em que ocorrerem, observando os prazos previstos na legislação em vigor para cada informação. (página 4)
• O sequenciamento deve ser obedecido, pois as informações constantes dos primeiros arquivos são necessárias para processamento das informações posteriores. (página 7)

Isto significa que:

• Há risco de multa se não houver comunicação no prazo adequado de um evento relacionado ao trabalhador e previsto na normativa, mesmo que este evento não tenha influência na folha de pagamento.
• Será recusada a comunicação de um evento com dependência de evento anterior, caso o primeiro evento não tenha sido recebido (incorre no mesmo risco de multa pela não comunicação no prazo).

Alguns exemplos:

• Não serão aceitos registros de férias se os respectivos registros de avisos de férias não tiverem sido enviados anteriormente.
• Não serão aceitos registros de periculosidade, insalubridade (mudança de Condição Diferenciada de Trabalho) sem a respectiva informação de agentes nocivos e uso de EPI’s.
• Os Atestados de Saúde Ocupacional (ASO) deverão ser enviados de acordo com a periodicidade exigida (já vi que muitas empresas utilizam Excel ou outro sistema paralelo para este controle).
• Os auxílios acidente/doença deverão estar em conformidade com a Comunicação do Acidente de Trabalho (CAT) e com o afastamento temporário anterior.
• Não será possível fazer um desligamento sem justa causa sem o respectivo aviso prévio.

Conclusões:

• Se o departamento de pessoal da sua empresa atualmente é o responsável por receber, validar e digitar no sistema todas as ocorrências dos trabalhadores, certamente será necessário rever os processos, pois o DP não dará conta de lidar com toda a informação necessária no prazo exigido (ou será necessário multiplicar o número de colaboradores no departamento).
• Se a sua empresa faz lançamentos nos sistemas e gera documentos às vésperas do cálculo da folha de pagamento e somente para este fim, então será necessária uma mudança cultural.
• Pouco adiantará o seu sistema de folha de pagamento estar preparado para o eSocial, se a informação não estiver disponível para o envio dentro do prazo ou não estiver consistente.

Ações necessárias:

• Rever os processos, fazendo com as próprias áreas solicitantes sejam responsáveis por alimentar informações consistentes quando ocorrerem os fatos geradores, descentralizando as atividades e implementando controles automátizados.
• Rever a cultura, investindo mais em organização e planejamento para evitar ações reativas e corretivas.

Da nossa parte, como fornecedores, sabemos que mudanças nos processos de negócio demandam planejamento, tempo e esforço, mas quando as empresas se derem conta da sobrecarga à qual estarão sujeitos os departamentos de pessoal, ou, ainda, que as exigências do eSocial não estão sendo cumpridas, haverá uma corrida para ajustar ou redefinir as rotinas, acompanhada de muita pressão.

E o que estamos fazendo par minimizar este efeito? Estamos preparando templates com formulários eletrônicos e processos pré-configurados para as principais rotinas envolvidas no eSocial:

• Agendamento e Registro de Exames Ocupacionais
• Comunicação de Acidente de Trabalho
• Comunicação de Afastamento
• Comunicação de Alteração de Dados Cadastrais
• Comunicação de Alteração Funcional
• Comunicação de Desligamento
• Comunicação de Transferência
• Requisição de Pessoal
• Solicitação de Férias
• Solicitação de Revisão Salarial
• Término / Renovação de Contrato de Trabalho

Os formulários contemplam as principais informações necessárias para cada um dos processos, os quais são compostos três etapas básicas (solicitação, aprovação e efetivação). Os templates podem ser ajustados para incluir novas etapas e novas informações. Para a implantação é necessário especificar a origem e destino das informações no seu sistema de folha de pagamento, os responsáveis por cada etapa do processo e as regras de negócio particulares da empresa.

Por fim, fica um recado: não subestime o eSocial. Entenda-o, projete o impacto nos sistemas, processos e cultura da empresa, monte um plano de ação e ponha em prática o quanto antes para reduzir o risco de autuações.

* Sobre o autor: Paulo César Beck atua há dez anos como consultor para melhoria de processos de recursos humanos e é diretor da Agens (www.agens.com.br), provedora de soluções de automação de processos (BPM). O e-mail de contato é paulo.beck@agens.com.br.

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