BPM – Atendendo o eSocial mais rapidamente com processos

Paulo César Beck*

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Em diversas oportunidades nas quais conversei com gestores e colaboradores das áreas de pessoal de várias empresas, percebi uma opinião equivocada da maioria delas sobre o eSocial: entendem que está sendo criada mais uma obrigação de envio de informações sobre a folha de pagamento para o Governo Federal, e após atualizar o sistema existente estará tudo resolvido. Este equívoco poderá custar caro para aquelas empresas que somente se acordarem para as obrigações do eSocial depois que as multas começarem as ser distribuídas.

Curiosamente, não percebemos este senso de urgência emanando do maior interessado pelas informações (e das eventuais autuações, é claro). O Governo Federal mantém o site do eSocial (www.esocial.gov.br) fundamentalmente como um portal para o empregador doméstico. Lá constam decretos, prazos para implantação, leiautes, mas tudo aparenta ser nada mais que uma “inofensiva” fonte de informações.

O fato é que a atualização de sistemas para o envio mensal de informações da folha de pagamento é apenas a ponta visível do iceberg. O maior impacto das novas exigências do eSocial será sobre a cultura e os processos das organizações. E quando digo maior, é literalmente a parte maior do iceberg, a que fica abaixo da linha d’água.

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O envio da folha mensal é uma tarefa que, mesmo sendo “pesada” do ponto de vista de processamento, facilmente será resolvida pelos sistemas daqueles fornecedores que atenderem os requisitos do eSocial. Já o controle dos eventos ocasionais previstos na normativa demandarão muito mais adaptação (leia-se muito mais suor, energia) das organizações, pois os sistemas de folha somente poderão auxiliar no armazenamento da informação e na etapa final de envio.

Caso você ainda não tenha entendido o tamanho do problema, seja porque acredita que a responsabilidade é exclusiva do seu fornecedor de sistemas, seja porque leu o Manual de Orientação do eSocial e não captou o que está escrito nas “entrelinhas”, então atente para o seguinte:

  • Todos os arquivos de eventos, ao serem transmitidos, passarão por validação e somente serão aceitos se estiverem consistentes com o RET. (página 3 do Manual de Orientação do eSocial)
  • Eventos Trabalhistas: os arquivos relativos a eventos trabalhistas deverão ser gerados e transmitidos na medida em que ocorrerem, observando os prazos previstos na legislação em vigor para cada informação. (página 4)
  • O sequenciamento deve ser obedecido, pois as informações constantes dos primeiros arquivos são necessárias para processamento das informações posteriores. (página 7)

Isto significa que:

  • Há risco de multa se não houver comunicação no prazo adequado de um evento relacionado ao trabalhador e previsto na normativa, mesmo que este evento não tenha influência na folha de pagamento.
  • Será recusada a comunicação de um evento com dependência de evento anterior, caso o primeiro evento não tenha sido recebido (incorre no mesmo risco de multa pela não comunicação no prazo).

Alguns exemplos:

  • Não serão aceitos registros de férias se os respectivos registros de avisos de férias não tiverem sido enviados anteriormente.
  • Não serão aceitos registros de periculosidade, insalubridade (mudança de Condição Diferenciada de Trabalho) sem a respectiva informação de agentes nocivos e uso de EPI’s.
  • Os Atestados de Saúde Ocupacional (ASO) deverão ser enviados de acordo com a periodicidade exigida (já vi que muitas empresas utilizam Excel ou outro sistema paralelo para este controle).
  • Os auxílios acidente/doença deverão estar em conformidade com a Comunicação do Acidente de Trabalho (CAT) e com o afastamento temporário anterior.
  • Não será possível fazer um desligamento sem justa causa sem o respectivo aviso prévio.

Conclusões:

  • Se o departamento de pessoal da sua empresa atualmente é o responsável por receber, validar e digitar no sistema todas as ocorrências dos trabalhadores, certamente será necessário rever os processos, pois o DP não dará conta de lidar com toda a informação necessária no prazo exigido (ou será necessário multiplicar o número de colaboradores no departamento).
  • Se a sua empresa faz lançamentos nos sistemas e gera documentos às vésperas do cálculo da folha de pagamento e somente para este fim, então será necessária uma mudança cultural.
  • Pouco adiantará o seu sistema de folha de pagamento estar preparado para o eSocial, se a informação não estiver disponível para o envio dentro do prazo ou não estiver consistente.

Ações necessárias:

  • Rever os processos, fazendo com as próprias áreas solicitantes sejam responsáveis por alimentar informações consistentes quando ocorrerem os fatos geradores, descentralizando as atividades e implementando controles automátizados.
  • Rever a cultura, investindo mais em organização e planejamento para evitar ações reativas e corretivas.

Da nossa parte, como fornecedores, sabemos que mudanças nos processos de negócio demandam planejamento, tempo e esforço, mas quando as empresas se derem conta da sobrecarga à qual estarão sujeitos os departamentos de pessoal, ou, ainda, que as exigências do eSocial não estão sendo cumpridas, haverá uma corrida para ajustar ou redefinir as rotinas, acompanhada de muita pressão.

E o que estamos fazendo par minimizar este efeito? Estamos preparando templates com formulários eletrônicos e processos pré-configurados para as principais rotinas envolvidas no eSocial:

  • Agendamento e Registro de Exames Ocupacionais
  • Comunicação de Acidente de Trabalho
  • Comunicação de Afastamento
  • Comunicação de Alteração de Dados Cadastrais
  • Comunicação de Alteração Funcional
  • Comunicação de Desligamento
  • Comunicação de Transferência
  • Requisição de Pessoal
  • Solicitação de Férias
  • Solicitação de Revisão Salarial
  • Término / Renovação de Contrato de Trabalho

Os formulários contemplam as principais informações necessárias para cada um dos processos, os quais são compostos três etapas básicas (solicitação, aprovação e efetivação). Os templates podem ser ajustados para incluir novas etapas e novas informações. Para a implantação é necessário especificar a origem e destino das informações no seu sistema de folha de pagamento, os responsáveis por cada etapa do processo e as regras de negócio particulares da empresa.

Por fim, fica um recado: não subestime o eSocial. Entenda-o, projete o impacto nos sistemas, processos e cultura da empresa, monte um plano de ação e ponha em prática o quanto antes para reduzir o risco de autuações.

* Sobre o autor: Paulo César Beck atua há dez anos como consultor para melhoria de processos de recursos humanos e é diretor da Agens (www.agens.com.br), provedora de soluções de automação de processos (BPM). O e-mail de contato é paulo.beck@agens.com.br.

Conheça os clientes e cases da Agens.

Quais podem ser os tipos de processos em uma organização?

Por Sérgio Mylius da Silva (*)

Tipos de Processos

Uma característica bastante marcante sobre o redesenho de processos de negócios, conforme a própria definição do tipo do processo denota, é que o redesenho deve contemplar e cobrir os processos de forma completa, ou seja, de ponta-a-ponta. Esta abrangência de redesenho é prevista para todos os tipos de processos – processos primários, de suporte e de gestão.

Os processos que justificam a existência de uma organização podem ser classificados como processos de negócio ou essenciais, atividades de apoio, sendo estas as responsáveis por atender o cliente externo entregando os produtos ou serviços requisitados.

Os processos de gestão ou suporte, ou atividades de apoio, como o nome diz, dão apoio aos processos de negócio ou essenciais, são focalizados na organização e não no cliente, e têm como responsabilidade viabilizar a estrutura necessária para que os processos essenciais, de negócio ou primários funcionem. Trata-se de todos os processos que influenciam de forma indireta o resultado, tendo em vista que somente foco no cliente não garante a rentabilidade ou até mesmo a sobrevivência da empresa.

Processos Primários

Esse tipo de processo também chamado de “core process” está relacionado diretamente com os clientes. São os processos que ultrapassam qualquer fronteira funcional corporativa e possui como sua mais marcante característica, o contato direto com os clientes. Os processos primários ou processos essenciais quando agrupados aos outros processos primários tendem a traduzir a cadeia de valor das organizações.

A cadeia de valor é um agrupamento corporativo estruturado entre atividades primárias e atividades de suporte.

Processos de Suporte e Apoio

Esses processos colaboram com a realização dos processos primários. São os processos estabelecidos formalmente na organização e que visam dar suporte aos processos primários. Possuem características marcantes a ausência de relacionamento direto com os clientes.

Apesar do nome caracterizar uma hierarquia inferior aos processos primários, possuem impacto direto na capacidade de realização e entrega dos processos primários. Portanto, são processos extremamente delicados e que devem ser alvo de avaliação conjunta com os processos primários.

Processos de Gestão ou Gerenciais

Esses são os processos estabelecidos formalmente e com o intuito de coordenar as atividades dos processos de apoio e dos processos primários. Deve buscar garantir que os processos por ele gerenciados, atinjam suas metas operacionais, financeiras e de legislação. Esses processos envolver a medição, o monitoramento, o controle e auxiliam a garantir a eficiência e eficácia dos demais processos da organização. Mas é importante registra aqui que não entregam valor diretamente ao cliente.

Hierarquia Organizacional de Processos

Para finalizar gostaria de registrar aqui que pode se utilizar uma hierarquia organizacional para os processos de uma organização, a saber: macro processos, processo, subprocesso, atividade e tarefa.

(*) Administrador de empresas e consultor na área de Inovação em Serviços. Trabalha com BPM e Service Design. O e-mail de contato é mylius@agens.com.br