Em diversas oportunidades nas quais conversei com gestores e colaboradores das áreas de pessoal de várias empresas, percebi uma opinião equivocada da maioria delas sobre o eSocial: entendem que está sendo criada mais uma obrigação de envio de informações sobre a folha de pagamento para o Governo Federal, e após atualizar o sistema existente estará tudo resolvido. Este equívoco poderá custar caro para aquelas empresas que somente se acordarem para as obrigações do eSocial depois que as multas começarem as ser distribuídas.
Curiosamente, não percebemos este senso de urgência emanando do maior interessado pelas informações (e das eventuais autuações, é claro). O Governo Federal mantém o site do eSocial (www.esocial.gov.br) fundamentalmente como um portal para o empregador doméstico. Lá constam decretos, prazos para implantação, leiautes, mas tudo aparenta ser nada mais que uma “inofensiva” fonte de informações.
O fato é que a atualização de sistemas para o envio mensal de informações da folha de pagamento é apenas a ponta visível do iceberg. O maior impacto das novas exigências do eSocial será sobre a cultura e os processos das organizações. E quando digo maior, é literalmente a parte maior do iceberg, a que fica abaixo da linha d’água.
O envio da folha mensal é uma tarefa que, mesmo sendo “pesada” do ponto de vista de processamento, facilmente será resolvida pelos sistemas daqueles fornecedores que atenderem os requisitos do eSocial. Já o controle dos eventos ocasionais previstos na normativa demandarão muito mais adaptação (leia-se muito mais suor, energia) das organizações, pois os sistemas de folha somente poderão auxiliar no armazenamento da informação e na etapa final de envio.
Caso você ainda não tenha entendido o tamanho do problema, seja porque acredita que a responsabilidade é exclusiva do seu fornecedor de sistemas, seja porque leu o Manual de Orientação do eSocial e não captou o que está escrito nas “entrelinhas”, então atente para o seguinte:
- Todos os arquivos de eventos, ao serem transmitidos, passarão por validação e somente serão aceitos se estiverem consistentes com o RET. (página 3 do Manual de Orientação do eSocial)
- Eventos Trabalhistas: os arquivos relativos a eventos trabalhistas deverão ser gerados e transmitidos na medida em que ocorrerem, observando os prazos previstos na legislação em vigor para cada informação. (página 4)
- O sequenciamento deve ser obedecido, pois as informações constantes dos primeiros arquivos são necessárias para processamento das informações posteriores. (página 7)
Isto significa que:
- Há risco de multa se não houver comunicação no prazo adequado de um evento relacionado ao trabalhador e previsto na normativa, mesmo que este evento não tenha influência na folha de pagamento.
- Será recusada a comunicação de um evento com dependência de evento anterior, caso o primeiro evento não tenha sido recebido (incorre no mesmo risco de multa pela não comunicação no prazo).
Alguns exemplos:
- Não serão aceitos registros de férias se os respectivos registros de avisos de férias não tiverem sido enviados anteriormente.
- Não serão aceitos registros de periculosidade, insalubridade (mudança de Condição Diferenciada de Trabalho) sem a respectiva informação de agentes nocivos e uso de EPI’s.
- Os Atestados de Saúde Ocupacional (ASO) deverão ser enviados de acordo com a periodicidade exigida (já vi que muitas empresas utilizam Excel ou outro sistema paralelo para este controle).
- Os auxílios acidente/doença deverão estar em conformidade com a Comunicação do Acidente de Trabalho (CAT) e com o afastamento temporário anterior.
- Não será possível fazer um desligamento sem justa causa sem o respectivo aviso prévio.
Conclusões:
- Se o departamento de pessoal da sua empresa atualmente é o responsável por receber, validar e digitar no sistema todas as ocorrências dos trabalhadores, certamente será necessário rever os processos, pois o DP não dará conta de lidar com toda a informação necessária no prazo exigido (ou será necessário multiplicar o número de colaboradores no departamento).
- Se a sua empresa faz lançamentos nos sistemas e gera documentos às vésperas do cálculo da folha de pagamento e somente para este fim, então será necessária uma mudança cultural.
- Pouco adiantará o seu sistema de folha de pagamento estar preparado para o eSocial, se a informação não estiver disponível para o envio dentro do prazo ou não estiver consistente.
Ações necessárias:
- Rever os processos, fazendo com as próprias áreas solicitantes sejam responsáveis por alimentar informações consistentes quando ocorrerem os fatos geradores, descentralizando as atividades e implementando controles automátizados.
- Rever a cultura, investindo mais em organização e planejamento para evitar ações reativas e corretivas.
Da nossa parte, como fornecedores, sabemos que mudanças nos processos de negócio demandam planejamento, tempo e esforço, mas quando as empresas se derem conta da sobrecarga à qual estarão sujeitos os departamentos de pessoal, ou, ainda, que as exigências do eSocial não estão sendo cumpridas, haverá uma corrida para ajustar ou redefinir as rotinas, acompanhada de muita pressão.
E o que estamos fazendo par minimizar este efeito? Estamos preparando templates com formulários eletrônicos e processos pré-configurados para as principais rotinas envolvidas no eSocial:
- Agendamento e Registro de Exames Ocupacionais
- Comunicação de Acidente de Trabalho
- Comunicação de Afastamento
- Comunicação de Alteração de Dados Cadastrais
- Comunicação de Alteração Funcional
- Comunicação de Desligamento
- Comunicação de Transferência
- Requisição de Pessoal
- Solicitação de Férias
- Solicitação de Revisão Salarial
- Término / Renovação de Contrato de Trabalho
Os formulários contemplam as principais informações necessárias para cada um dos processos, os quais são compostos três etapas básicas (solicitação, aprovação e efetivação). Os templates podem ser ajustados para incluir novas etapas e novas informações. Para a implantação é necessário especificar a origem e destino das informações no seu sistema de folha de pagamento, os responsáveis por cada etapa do processo e as regras de negócio particulares da empresa.
Por fim, fica um recado: não subestime o eSocial. Entenda-o, projete o impacto nos sistemas, processos e cultura da empresa, monte um plano de ação e ponha em prática o quanto antes para reduzir o risco de autuações.
* Sobre o autor: Paulo César Beck atua há dez anos como consultor para melhoria de processos de recursos humanos e é diretor da Agens (www.agens.com.br), provedora de soluções de automação de processos (BPM). O e-mail de contato é paulo.beck@agens.com.br.