eSocial – Ok, seu sistema estará pronto. Mas e os dados?

Por Paulo César Beck *

O tempo está correndo e você ficou mais tranquilo ao saber que o sistema de Folha de Pagamento utilizado pela sua empresa estará pronto para o eSocial dentro do prazo exigido. Mas e os dados? Estarão eles alimentados no sistema até a data limite do envio das informações iniciais? E depois, sua empresa conseguirá processar e enviar os dados dos eventos trabalhistas no mesmo dia que ocorrerem?

De acordo o manual publicado em 27/12/2013 (ainda em versão sujeita a alterações), o eSocial compreende 44 arquivos a serem enviados em três etapas:

Etapa

Tipos de Eventos

Frequência

Arquivos

Iniciais e Tabelas

Única (*)

10

Não periódicos
(Trabalhistas)

A cada ocorrência

20

Periódicos
(Folha de Pagamento)

Uma vez/mês

14

(*) Sempre que forem feitas inserções em tabelas de eventos no sistema de Folha de
Pagamento, deverão ser realizados envios de arquivos com as atualizações
correspondentes para o eSocial.

Estes arquivos compreendem um total de 1.675 campos a serem preenchidos:

Etapa

Tipos de Eventos

Campos

% de Esforço

Iniciais e Tabelas

538

32%

Não periódicos
(Trabalhistas)

632

38%

Periódicos
(Folha de Pagamento)

505

30%

Totais

1675

100%

 

Dificuldades à vista:

  1. Apesar da 1ª etapa ser feita uma única vez, é preciso que os dados estejam corretos e atualizados na carga inicial para garantir a integridade dos arquivos enviados nas demais etapas. Do contrário, os envios posteriores ficarão comprometidos, os arquivos serão rejeitados por inconsistência e a empresa estará sujeita a autuações.

     

  2. Seu fornecedor provavelmente estará criando campos novos no sistema de Folha de Pagamento, e estes campos novos precisarão ser preenchidos manualmente. Além disso, há grande probabilidade dos novos campos estarem espalhados em diversas transações no sistema.

     

  3. A maior parte do esforço (38%) estará concentrada na 2ª etapa (eventos trabalhistas). Os eventos destas deverão ser processados e enviados no mesmo dia que ocorrerem.

Como preencher a tempo os novos campos para o envio inicial?

 

A AGENS está desenvolvendo uma série de Formulários Eletrônicos, baseados nos layouts do eSocial, e que contemplam as regras e consistências descritas no manual.

O objetivo é tornar mais simples e acelerar a atualização das bases de dados dos sistemas de Folha de Pagamento e RH com as novas informações relativas ao eSocial, permitindo que todas os dados sejam alimentados em um único formulário, que busca as informações existentes e solicita as informações necessárias ainda não preenchidas. Os formulários podem ser preenchidos de forma progressiva. Relatórios acusam as ausências de dados e o envio das informações para o seu sistema pode ocorrer em diversos momentos, através de “updates”.

Os formulários eletrônicos para o eSocial foram desenvolvidos à partir da análise do Manual de Orientação, com o objetivo de cobrir todas as informações necessárias para cada layout de arquivo. Sessões dos arquivos tornaram-se títulos de campos ou abas, as informações tornaram-se campos de formulários.

Regras de Validação são aplicadas durante o preenchimento e no momento que o usuário salva o formulário.

Após preenchidas, validadas e aprovadas, as informações dos formulários são utilizadas para atualizar as bases de dados dos sistemas de Folha de Pagamento e RH (*) da empresa, que serão os responsáveis por enviar os arquivos do eSocial.

(*) Verifique através do nosso contato a compatibilidade do seu sistema com os recursos de integração de dados disponíveis, verifique também os requisitos técnicos para instalação dos formulários eletrônicos.

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Se desejar mais informações, envie uma mensagem para contato@agens.com.br ou acesse nosso site www.agens.com.br.

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* Sobre o autor: Paulo César Beck atua há dez anos como consultor para desenvolvimento de processos de recursos humanos e é diretor da Agens, provedora de soluções de automação de processos (BPM). O e-mail de contato é paulo.beck@agens.com.br

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